Siklus Konversi

Daftar isi

1. Pengertian Siklus Konversi
2. Jenis-Jenis Siklus Konversi
3. Pengendalian Sistem Produksi
4. Lingkungan Manufaktur Kelas Dunia
5. Kesimpulan

Pengertian Siklus Konversi

Siklus konversi adalah proses mengubah semua sumber daya input, seperti bahan mentah, tenaga kerja, pengeluaran-pengeluaran tambahan (seperti listrik, air, sewa gedung, pajak) menjadi barang jadi atau jasa yang siap dijual. Siklus konversi secara konsep pasti ada di semua organisasi, baik organisasi yang tergolong dalam industri jasa atau industri retail. Namun demikian yang paling terlihat jelas adalah dalam industri manufaktur, dimana akan kita bahas dalam bab ini.  Kita mulai dengan review terhadap model produksi batch tradisional, yang terdiri dari empat proses dasar: (1) merencanakan dan mengontrol produksi, (2) melaksanakan pengerjaan produksi, (3) menjaga/mempertahankan kontrol inventori/persediaan, dan (4) melaksanakan pengerjaan akuntansi biaya. 

Diskusi ini akan berfokus pada aktivitas-aktivitas, dokumen-dokumen, dan pengendalian yang berkaitan dengan proses-proses tradisional tersebut. Diskusi kemudian akan membahas teknik-teknik dan teknologi manufaktur perusahan-perusahaan kelas dunia. Banyak perusahaan yang mengejar status ‘kelas-dunia’ menganut philosophy ‘lean manufacturing’ (manufaktur ramping). Pendekatan ini berasal dan berevolusi dari Toyota Production System (TPS). Tujuan dari lean manufacturing adalah untuk meningkatkan efisiensi dan efektiveness dalam desain produk, interaksi dengan supplier, proses pengerjaan pabrik, manajemen karyawan, dan relasi terhadap pelanggan. Kunci sukses terhadap lean manufacturing adalah tercapainya fleksibilitas dalam proses manufaktur yang melibatkan organisasi fisik dari fasilitas-fasilitas produksi dan penerapan teknologi yang otomatis, termasuk mesin-mesin CNC (computer numerical controlled), CIM (computer-integrated manufacturing), AS/RS (automated storage and retrieval systems), robotika, CAD (computer-aided design), CAM (computer-aided manufacturing). Diskusi kemudian membahas tentang penerapan teknik-teknik standar akuntansi biaya dalam lingkungan yang sangat terotomastis. Dua alternatif model akuntnasi yang didiskusikan adalah: (1) ABC (activity-based costing) dan (2) value stream accounting. Bab ini akan ditutup dengan diskusi mengenai sistem informasi yang pada umumnya terkait dengan perusahaan-perusahaan ‘kelas-dunia’ dan yang menerapkan lean manufacturing. Sistem MRP (Materials Requirements Planning) biasanya digunakan untuk menentukan berapa banyak bahan mentah yang perlu diisikan untuk proses produksi. MRP berevolusi menjadi MRP II dengan mengintegrasikan fungsi-fungsi tambahan dalam proses manufaktur seperti, penjualan, marketing, dan akuntansi. Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) mengambil MRP II sebagai dasar untuk melangkah lebih jauh lagi dengan cara mengintegrasikan semua aspek bisnis ke dalam kumpulan aplikasi inti yang menggunakan database yang sama.

Jenis-Jenis Siklus Konversi

1.    Sistem Produksi

Melibatkan perencanaan,penjadwalan,dan kontrolproduk fisik melaluiproses manufaktur.dalam hal ini termasuk  juga menentukan kebutuhan bahan baku,otorisasi pelepasan bahan baku ke produksi dan pekerjaan yang harus dilakukan,serta mengarahkan pergerakan WIP ke berbagai tahap proses manufaktur.

Bergantung pada produk yang sedang di manufaktur,suatu perusahaanakan menerapkan satu dari metode produksi berikut  ini:

a.      Proses berkelanjutan menciptakan produk yang homogeny melalui serangkaian prosedur standar yang berkelanjutan.semen dan petrokimia di produksi dengan metode manufaktur ini.biasanya menurut pendekatan ini perusahaan berusaha untuk memelihara persediaan barang jadi pada tingkat yang di butuhkan untuk memenuhi harapan penjualan yang di tetapkan.taksiran penjualan yang berkaitan dengan informasi tingkat persediaan saat ini memicu proses ini.

b.      Pemrosesan batch menghasilkan kelompok-kelompok (batch)produk terpisah.setiap item dalam batch adalah sama,membutuhkab bahan baku dan operasi yang sama.untuk menjustifikasi biaya perencanaan dan menyusun kembali peralatan untuk menjalankan setiap batch,jumlah item dalam batch biasanya besar. Hal ini merupakan metode paling umum dari produksi. Metode ini di gunakan untuk memanufaktur produk seperti;mobil,peralatan rumah tangga,dan computer. Penggerak mekanisme proses ini adalah kebutuhan untuk mempertahankan tingkat persediaan barang sesuai dengan kebutuhan penjualan yang di proyeksikan.

Dokumen dalam system pemrosesan batch

Dokumen-dokumen yang menggerakan dan mendukung kegiatan pemrosesan batch yaitu :

~        Taksiran penjualan menunjukkan permintaan yang diharapkan untuk barang jadi perusahaan atau untuk perioe tertentu.

~        Jadwal produksi perencanaan formal dan otorisasi untuk memulai produksi.

~        Daftar Kebutuhan bahan baku menspesifikasi jenis dan kuantitas bahan baku dan bahan perakitan yang digunakan dalam memproduksi satu unit barang jadi.

~        Lembar proses kerja menunjukkan jalan produksi untuk sekelompok produk tertentu selama proses manufaktur.

~        Perintah Kerja dari BOM (bill of material) dan kertas rute untuk menspesifikasi bahan baku dan produksi untuk setiap batch.

~        Lembar Perpindahan mencatat pekerjaan yang ditiap tempat kerja serta mengotorisasi perpindahan pekerjaan arau batch dari satu tempat kerja ke tempat berikutnya.

~        Permintaan bahan baku karyawan gudang untuk mengeluarkan bahan baku ke orang-orang atau tempat kerja dalam proses produksi.

Proses produksi batch 

~        Perencanaan produksi dan pengendalian. Pertama kita mempelajari perencanaan produksi dan fungsi pengendalian. Ini terdiri dari dua aktivitas utama: (1) menentukan material dan permintaan kebutuhan dalam pengerjaan proses dan (2) penjadwalan produksi.

~        Permintaan pengerjaan dan material. Permintaan bahan baku untuk setiap batch produk tertentu adalah selisih antara apa yang dibutuhkan dengan apa yang tersedia di inventori bahan baku. Informasi ini didapatkan dari analisa inventori yang tersedia, prediksi penjualan, spesifikasi engineering (jika ada), dan BOM. Hasil dari aktivitas ini adalah pembuatan (dokumen) permintaan pembelian untuk tambahan bahan baku. Prosedur untuk menyiapkan order pembelian dan mendapatkan inventori sama seperti yang sudah dijelaskan dalam bab 5. Kebutuhan pengerjaan untuk setiap batch melibatkan aktivitas-aktivitas manufaktur dan/atau assembly yang akan diterapkan terhadap produk yang sedang dibuat. Hal ini ditentukan dengan melihat spesifikasi-spesifikasi dalam route sheet.

~        Penjadwalan produksi. Aktivitas kedua dalam perencanaan dan fungsi pengendalian adalah penjadwalan produksi. Jadwal induk untuk setiap giliran produksi mengoordinasikan produksi dari banyak batch yang berbeda-beda. Jadwal ini dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti batasan waktu, ukuran batch, dan spesifikasi-spesifikasi yang diturunkan dari BOMs dan route sheets. Tugas penjadwalan juga menghasilkan dokumen-dokumen: work orders, move tickets, dan material requisitions untuk setiap batch  yang sedang dalam giliran proses produksi. Satu buah copy dari masing-masing work order disampaikan ke bagian akuntansi biaya (cost accounting) untuk menetapkan catatan/akun work-in-process yang baru untuk setiap batch. Dokumen-dokumen work orders, move tickets, dan materials requisitions mengikuti proses produksi and mengalir melalui berbagai work center seperti yang ada dalam route sheet.

~        Work centers (pusat-pusat kerja) dan penyimpanan material. Proses produksi yang sebenarnya terjadi adalah dimulai ketika pekerja mendapatkan bahan baku dari tempat penyimpanan material yang ditukarkan dengan dokumen permintaan material (materials requisitions). Material-material tersebut dan proses pengerjaan dengan mesin dan buruh yang ditugaskan dalam mengerjakan produk tersebut diatur menurut dokumen work order (dokumen yang mengatur urutan pekerjaan). Ketika tugas sudah selesai untuk satu work center tertentu, seorang supervisor atau orang yang diberi wewenang menandatangani dokumen move ticket, yang berarti batch bisa diproses lebih lanjut ke work center berikutnya. Sebagai bukti bahwa satu tahapan produksi sudah selesai, satu buah copy move ticket disampaikan ke bagian perencanaan produksi dan pengendalian untuk mengupdate file open work order. Setelah menerima dokumen move ticket yang terakhir, status file open work order di tutup atau di update statusnya menjadi closed yang artinya dinyatakan selesai. Barang jadi yang disertai dengan satu copy dokumen work order dikirim ke bagian gudang untuk barang jadi. Selain itu, satu copy dari work order juga dikirim ke bagian pengendalian inventori (inventory control) untuk mengupdate catatan inventori barang jadi.Work centers juga berperan penting dalam mencatat biaya atas waktu yang digunakan buruh/karyawan. Tugas ini ditangani oleh supervisor work center yang pada setiap akhir minggu menyampaikan time cards dan job tickets dari setiap karyawan ke department payroll dan department akuntansi biaya.

~        Pengendalian inventori (inventori control). Fungsi pengendalian inventori terdiri dari tiga aktivitas utama. Pertama, memberikan perencanaan produksi dan pengendalian dengan laporan status atas barang jadi dan inventori bahan baku. Kedua, fungsi pengendalian inventori secara kontinu terlibat dalam mengupdate catatan inventori bahan baku dari dokumen permintaan material (material requisition), dokumen untuk permintaan material tambahan, dan dokumen untuk pengembalian kelebihan material (return tickets). Terakhir, setelah menerima work order dari work center yang terakhir, pengendalian inventori mencatat produksi yang sudah selesai dengan mengupdate catatan inventori barang jadi.

Tujuan pengendalian inventori adalah untuk meminimalkan biaya inventori total sambil memastikan bahwa inventori mencukupi untuk kebutuhan saat ini. Pemodelan tentang inventori yang biasa digunakan untuk mencapai tujuan tersebut bisa membantu menjawab dua pertanyaan mendasar ini:

1.     Kapan inventori harus dibeli?

2.     Berapa banyak inventori harus dibeli?

Pemodelan inventori yang biasa dipakai adalah model economic order quantity (EOQ).Namun, model ini lebih berdasarkan asumsi yang sederhana dan barangkali tidak mencerminkan realitas ekonomi. Asumsi-asumsinya adalah:

1.     Kebutuhan terhadap produk adalah konstan dan bisa diketahui dengan pasti

2.     Lead time – selisih waktu antara ketika membuat pemesanan terhadap inventori yang akan dibeli dan waktu kedatangannya - bisa diketahui dan konstan.

3.     Semua inventori yang dipesan tiba tepat waktu.

4.     Biaya total ketika membuat pemesanan pertahun adalah turun ketika kuantitas yang dipesan meningkat. Biaya pemesanan meliputi biaya menyiapkan dokumen, mengontak vendor-vendor, memroses penerimaan inventori, menjaga akun-akun vendor, dan menuliskan cek.

5.     Biaya total menyimpan inventori pertahun adalah naik ketika kuantitas yang dipesan meningkat. Biaya ini meliputi biaya opportunity dari dana-dana yang diinvestasikan, biaya penyimpanan, pajak property, dan asuransi.

6.     Tidak ada diskon terhadap kuantitas. Karena itu harga pembelian inventori total selama setahun adalah konstan.

Tujuan dari model EOQ adalah untuk mengurangi biaya inventori total. Paramater penting dalam model ini adalah biaya penyimpanan dan biaya pemesanan.

c.       Pemrosesan membuat-untuk-pesanan melibatkan pabrikasi produk-produk terpisah sesuai dengan spesifikasi pelanggan. Proses ini di mulai oleh pesanan penjualan dan bukannnya oleh tingkat persdiaan menipis.

2.      Sistem akuntansi biaya

Aktivitas-aktivitas akuntansi biaya dalam siklus konversi mencatat efek-efek finansial yang diakibatkan oleh aktivitas-aktivitas yang terjadi selama proses produksi. Proses akuntansi biaya untuk satu putaran tertentu dalam produksi diawali ketika department perencanaan dan pengendalian memberikan copy dokumen work order ke department akuntansi biaya. Ini menandai awal aktivitas produksi yang menyebabkan adanya catatan baru untuk diinputkan ke file work-in-process (WIP), yang sekaligus merupakan subsidiary ledger untuk catatan kendali WIP dalam General Ledger.

Pengendalian Sistem Produksi

Berbagai pengendalian internal untuk konversi terdiri dari beberapa aktivitas yaitu:

1.    Otorisasi Transaksi, memiliki prosedur sebagai berikut:

a.    Dalam lingkungan manufaktur, aktivitas produksi diotorisasi oleh bagian perencanaan dan pengendalian produksi melalui perintah kerja yang formal.

b.    Lembar perpindahan ditangani oleh supervaisor tiap tempat kerja untuk mengotorisasi berbagai aktivitas batch dan untuk perpindahan produk melalui berbagai tempat kerja.

c.    Permintaan bahan baku dan permintaaan tambana bahan baku mengotorisasi staf gudang untuk mengeluarkan beban baku ke bagian tempat kerja.

2.    Pemisahaan tugas

Tujuan dari pengendalian ini adalah untuk memisahkan tugas antara orang yang memberikan otorisasi transaksi dan yang memproses transaksi. Hasilnya, department perencanaan dan pengendalian produksi secara organisasi dipisahkan dengan work centers.

Satu tujuan lain adalah memisahkan antara yang menjaga catatan dan yang menjaga aset. Contohnya adalah:

1.  Pengendalian inventori (inventory control) menjaga catatan akuntansi untuk inventori bahan baku dan barang jadi. Aktivitas tersebut dipisahkan dari ruang penyimpanan bahan baku dan gudang penyimpanan barang jadi dimana fungsinya adalah menjaga aset-aset tersebut.

2.  Mirip dengan di atas, fungsi akuntansi biaya untuk WIP dipisahkan dengan work centers dalam proses produksi.

Terakhir, untuk menjaga independensi fungsi GL dalam tahap verifikasi, department GL harus terpisah dengan department-department yang menjaga akun-akun subsidiary. Karena itu, department GL secara organisasi dipisahkan dari department pengendalian inventori dan department akuntansi biaya.

3.    Pengendalian akses

Siklus konversi memungkinkan adanya akses ke aset baik secara langsung maupun tidak langsung.

Akses langsung ke aset. Sifat dasar barang fisik dan dan proses produksi berpengaruh pada jenis pengendalian akses yang diperlukan.

1.   Perusahaan seringkali membatasi akses ke tempat-tempat yang sensitif seperti ruang penyimpanan material, work centers produksi, dan gudang penyimpanan barang jadi. Metode yang digunakan untuk pengontrola antara lain meliputi identifikasi tanda pengenal, petugas penjaga (satpam), peralatan pemantau (kamera), dan berbagai macam peralatan sensor elektronik dan alarm.

2.   Penerapan biaya-biaya  standard memberikan suatu jenis kontrol akses. Dengan menetapkan kuantitas material dan tenaga kerja yang diberi wewenang untuk setiap produk,  maka perusahaan membatasi akses tak berwenang terhadap berbagai macam sumber daya tersebut. Untuk mengajukan tambahan kuantitas perlu adanya otorisasi dan dokumen formal.

Akses tak langsung ke aset. Aset, seperti cash dan inventori, bisa dimanipulasi melalui berbagai dokumen-dokumen yang mengaturnya. Di dalam siklus konversi, yang termasuk dokumen-dokumen penting adalah material requisitions (dokumen untuk permintaan bahan baku), excess materials requisitions (dokumen untuk meminta tambahan bahan baku), dan time cards karyawan. Metode untuk mengontrol yang juga bisa membantu jejak audit adalah penerapan dokumen yang bernomor urut.

4.    Catatan akuntansi

Seperti yang kita ketahui dalam bab-bab sebelumnya, tujuan dari teknik pengendalian ini adalah untuk menyusun jejak audir untuk setiap transaksi. Di dalam siklus konversi, hal ini dicapai dengan penggunaan dokumen-dokumen work orders, cost sheets, move tickets, job tickets, material requisitions, WIP file, dan file inventori barang jadi. Dengan memberi nomor urut dokumen-dokumen sumber dan mereferensikannya ke catatan-catatan WIP, perusahaan dapat melacak balik setiap item inventori barang jadi ke proses produksinya hingga ke sumber asalnya. Hal ini penting untuk mendeteksi adanya kesalahan dalam produksi dan penjagaan data, menemukan batch/kelompok material yang hilang dalam proses produksi, dan untuk melakukan audit secara periodik.

5.    Verifikasi independen

 Langkah-langkah verifikasi dalam siklus konversi adalah sbb:

1.  Department akuntansi biaya melakukan pencocokan penggunaan material dan pekerja yang diambil dari dokumen-dokumen material requisitions dan job tickets terhadap standard yang sudah ditetapkan. Karyawan bagian akuntansi biaya kemudian bisa mengidentifikasi adanya perbedaan terhadap standard yang telah ditetapkan, yang secara formal dilaporkan sebagai varians. Dalam lingkungan proses manufaktur tradisional, varians yang sudah dihitung merupakan sumber data yang penting bagi management reporting system (MRS).

2.  Department GL juga melakukan fungsi verifikasi dengan melakukan pengecekan perpindahan produk-produk dari WIP ke FG. Hal ini dilakukan dengan mencocokkan jurnal vouchers dari department akuntansi biaya dengan ringkasan subsidiary ledger untuk inventori dari department inventory control (pengendalian inventori). 

3.  Terakhir, secara periodik para auditor internal dan eksternal melakukan verifikasi bahan baku dan barang jadi yang tersedia melalui hitungan secara manual. Kemudian mencocokkan kuantitas riil tersebut dengan catatan inventori dan membuat penyesuaian terhadap catatan inventori bila diperlukan.

Lingkungan Manufaktur Kelas Dunia

Apakah yang dimaksud perusahaan kelas-dunia?

Fitur-fitur berikut adalah yang mencirikan perusahaan kelas-dunia:

·         Perusahaan kelas-dunia harus mempertahankan kelincahan strategis dan mampu menghidupkan sesuatu yang kecil. Manajemen puncak harus secara dekat menyadari kebutuhan pelanggan dan tidak kaku dan anti terhadap perubahan paradigma.

·         Perusahaan kelas-dunia harus memotivasi dan memperlakukan karyawan seperti menghargai aset-aset. Untuk mengaktivasikan talenta setiap orang, keputusan harus didorong hingga ke level terbawah organisasi. Hasilnya adalah struktur organisasi yang datar dan responsif.

·         Perusahaan kelas-dunia harus memenuhi kebutuhan para pelanggannya secara menguntungkan. Tujuannya tidak hanya untuk memuaskan para pelanggan, tetapi juga untuk menyenangkan mereka secara positif. Hal ini bukanlah sesuatu yang bisa dilakukan satu kali dan kemudian dilupakan begitu saja. Dengan para kompetitor yang selalu agresif mencari cara-cara baru untuk meningkatkan market share, perusahaan kelas-dunia harus terus menyenangkan para pelanggannya.

·         Filosofi memberi kepuasan terhadap pelanggan memasuki perusahaan kelas-dunia. Semua aktivitasnya, mulai dari pembelian bahan baku hingga menjual barang jadi, membentuk suatu rantai pelanggan. Setiap aktivitas diarahkan untuk melayani pelanggannya, yang merupakan aktivitas berikutnya dalam suatu proses. Pelanggan yang membayar terakhir adalah posisi yang terakhir dalam rantai tersebut.

·         Terakhir, perusahaan manufaktur yang mencapai status kelas-dunia  melakukan hal tersebut dengan mengikuti filosofi manufaktur ramping (lean manufacturing). Hal ini berarti melakukan lebih banyak dengan upaya yang lebih sedikit (efisien), menghilangkan pemborosan, dan mengurangi waktu siklus produksi.

Prinsip-prinsip berikut adalah ciri dari lean manufacturing.

1.    Prinsip-prinsip lean manufacturing

Lean manufacturing berevolusi dari Toyota Production System (TPS), yang berdasarkan model produksi just-in-time (tepat-waktu). Pendekatan proses manufaktur ini berlawanan dengan proses manufaktur tradisional yang biasanya berdasarkan level inventori bahan baku yang tinggi, kapasitas produksi yang besar, pemborosan dan ketidak-efisiensian proses. Tujuan dari lean production adalah untuk mencapai efisiensi dan keefektifan yang semakin baik di semua hal, termasuk desain produk, interaksi dengan supplier, pengerjaan di pabrik, manajemen pegawai, dan hubungan dengan pelanggan. Lean berarti mendapatkan produk yang tepat di tempat yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan kuantitas yang tepat, dan secara bersamaan meminimalkan pemborosan dan menjaga supaya tetap flexible. Bagian terbesar dari kunci kesuksesan terletak pada pemahaman para karyawan dan penyatuan dengan prinsip-prinsip lean manufacturing. Memang, aspek-aspek kultural dari filosofi ini sama pentingnya dengan mesin-mesin, metodologi yang diterapkan. Prinsip-prinsip berikut adalak ciri dari lean manufacturing.

2.    Pull processing. 

Produk dihasilkan berdasarkan kebutuhan konsumen, bukan didorong karena jumlah pasokan dalam produksi. Dalam pendekatan lean, inventori datang dari vendor dalam jumlah yang kecil dan bisa beberapa kali dalam sehari, supaya benar-benar tepat waktu ketika masuk proses produksi. Tidak seperti dalam proses tradisional, lean tidak membuat tumpukan inventori barang-barang setengah jadi yang mengakibatkan bottlenecks/kemacetan.

3.    Perfect quality (kualitas yang sempurna).

Keberhasilan model pull processing memerlukan kesempurnaan mulai dari bahan baku, work-in-process, dan inventori barang jadi. Kualitas yang buruk mengakibatkan biaya yang sangat mahal bagi perusahaan. Pertimbangkan akan biaya sisa produksi, pengerjaan ulang, penundaan penjadwalan, inventori ekstra untuk mengganti bagian-bagian yang rusak, klaim garansi, dan layanan di lapangan. Dalam lingkungan proses manufaktur tradisional, biaya-biaya tersebut  disajikan antara 25 hingga 35 persen dari total biaya produksi. Dengan begitu, kualitas adalah dasar utama bagia perusahaan-perusahaan kelas-dunia untuk berkompetisi. Kualitas sudah berhenti menjadi kompensasi atas harga. Konsumen menuntut kualitas dan mencari produk berkualitas dengan harga terendah.

4.    Waste minimization (pengurangan pemborosan). 

Semua aktivitas yang tidak menambahkan nilai dan memaksimalkan penggunaan berbagai sumber daya yang langka harus dihilangkan. Pemborosan meliputi aspek-aspek keuangan, pegawai, inventori, dan aset-aset tetap. Berikut adalah contoh-contoh berbagai macam pemborosan dalam lingkungan tradisional yang akan diminimalkan oleh lean manufacturing.

·  Overproduksi, yaitu menghasilkan jumlah produksi melebih dari yang diperlukan dan/atau memproduksi lebih cepat daripada yang diperlukan.

·  Pengangkutan barang-barang lebih jauh daripada yang minimal diperlukan

·  Bottlenecks/kemacetan barang-barang yang menunggu untuk dipindahkan ke tahap produksi berikutnya.

·  Karyawan yang menganggur menunggu bekerja karena adanya bottlenecks dalam produksi.

·  Pergerakan karyawan yang tidak efisien karena harus berjalan lebih dari yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas-tugas.

·  Kepingan-kepingan teknologi yang disebabkan karena berbagai macam proses yang berdiri sendiri yang tidak terkait dengan proses-proses dari hulu maupun yang ke hilir.

·  Kerusakan produksi yang memerlukan usaha untuk inspeksi dan/atau perbaikan yang seharusnya tidak perlu.

·  Bahaya dan resiko terhadap keselamatan kerja yang menyebabkan kecelakaan dan jam kerja yang hilang dan biaya-biaya yang terkait (pengobatan, rumah sakit, dsb).

5.    Inventory reduction (pengurangan inventori). 

Ciri dari perusahaan lean manufacturing adalah kesuksesannya dalam pengurangan inventori. Perusahaan yang seperti itu akan mengalami turnover inventori tahunan 100 kali per tahun. Sementara perusahaan lain mengadakan inventori mingguan atau bahkan bulanan, perusahaan lean manufacturing hanya memiliki beberapa hari atau bahkan hanya beberapa jam saja inventori yang tersedia. Tiga masalah umum berikut ini menjelaskan mengapa pengurangan inventori begitu penting.

1.  Inventori berarti biaya atau uang. Hal tersebut adalah suatu investasi dalam bentuk bahan baku, pekerja, dan overhead (ongkos-ongkos tambahan) yang tidak dapat direalisasikan hingga terjual. Inventori juga berarti biaya tersembunyi. Karena harus dipindah-pindahkan dalam pabrik. Harus diurus, disimpan, dan dihitung. Selain itu, inventori juga kehilangan nilai karena menjadi usang.

2.  Inventori juga menyamarkan beberapa masalah produksi. Bottlenecks dan ketidakseimbangan kapasitas dalam proses manufaktur menyebabkan inventori yang sedang dalam proses menjadi titik-titik kemacetan. Inventori juga menyebabkan order para pelanggan dan produksi tidak sinkron.

3.  Kesediaan dalam menjaga inventori bisa menyebabkan overproduksi. Karena berbagai batasan biaya, perusahaan cenderung untuk menghasilkan inventori dalam jumlah besar untuk memanfaatkan alokasi biaya dan menciptakan image efisiensi. Biaya yang sebenarnya dari aktivitas yang tak terlalu bermanfaat ini tersembunyi dalam inventori yang berlebih.

6.    Production flexibility (fleksibiltas produksi). 

Prosedur setup mesin yang lama akan menyebabkan penundaan dalam produksi dan mendorong overproduksi. Perusahaan yang ‘lean’ berusaha untuk mengurangi waktu untuk setup mesin hingga minimum, sehingga memungkinkan produksi produk yang lebih beragam dengan lebih cepat, tanpa mengorbankan efisiensi pada jumlah produksi yang lebih rendah.

7.    Established supplier relations (menciptakan hubungan dengan supplier).

Perusahaan yang lean manufacturing harus menciptakan hubungan yang koperatif dengan vendor. Pengiriman yang terlambat, bahan baku yang rusak, atau order yang salah akan menghentikan proses produksi karena model produksi ini tidak membolehkan adanya cadangan inventori.

8.    Team attitude (sikap dalam tim). 

Lean manufacturing sangat bergantung dengan sikap tim dan semua karyawan yang terlibat dalam proses. Hal ini meliputi semua orang di bagian pembelian, penerimaan barang, proses manufaktur, pengiriman – semua orang. Semua karyawan harus waspada terhadap berbagai masalah yang mengancam aliran proses pengerjaan dalam satu lini produksi. Lean manufacturing memerlukan quality control yang konstan beserta kewenangan mengambil tindakan yang cepat. Ketika Toyota pertama kali memperkenalkan TPS, karyawan bagian produksi memiliki kewenangan untuk menghentikan proses ketika menemukan sesuatu yang cacat/rusak. Pada hari-hari pertama produksi seringkali dihentikan untuk memberi perhatian pada masalah. Apakah disebabkan oleh bagian yang rusak dari vendor atau disebabkan oleh mesin rusak, masalah harus ditangani dengan benar sehingga tidak terjadi lagi. Setelah periode penyesuaian, proses akhirnya menjadi stabil.

Berbagai Macam Teknik Dan Teknologi Yang Digunakan Dalam Lingkungan Manufaktur Kelas Duna 

Konsumen modern menginginkan produk yang berkualitas, mereka menginginkannya secara cepat, dan menginginkan berbagai macam pilihan. Profil kebutuhan konsumen semacam ini menyebabkan konflik mendasar bagi perusahaan-perusahaan tradisional, yang memiliki orientasi tidak fleksibel dan membuat mereka tidak efektif dalam lingkungan semacam ini. Sebaliknya perusahaan-perusahaan ‘lean’ (kelas-dunia) memenuhi tantangan konsumerisme modern dengan menjalankan fleksibilitas proses manufaktur. Bagian ini akan mempelajari teknik-teknik dan teknologi yang diterapkan oleh perusahaan-perusahaan ‘lean manufacturing’ guna mencapai fleksibilitas proses manufaktur.

Reorganisasi terhadap unit-unit fasilitas produksi

Unit-unit fasilitas manufaktur tradisional cenderung berubah secara perlahan-lahan dan sedikit demi sedikit selama bertahun-tahun mirip dengan rangkaian aktivitas seperti gerakan meng-ular. Barang-barang bergerak kesana kemari melalui lantai penjualan, naik ke lantai atas dan turun ke lantai bawah melalui berbagai department yang berbeda-beda. Gambar 7-14 menyajikan layout pabrik tradisional. Ketidakefisiensian yang diturunkan dalam layout seperti ini menambah biaya pengelolaan, waktu pengerjaan, dan bahkan inventori dalam proses manufaktur. Selain itu, karena aktivitas produksi biasanya diatur menurut garis fungsionalnya, struktur semacam ini cenderung menciptakan kepicikan diantara para karyawan, yang bisa menyebabkan mentalitas ‘kami dibanding/dan mereka’, yang berlawanan dengan team attitude.

Otomatisasi proses manufaktur

Otomatisasi adalah jantung dari filosofi lean manufacturing. Dengan mengganti pekerja buruh dengan otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi, meningkatkan kualitasm dan meningkatkan fleksibilitas. Namun demikian penerapan otomatisasi sangat bervariasi diantara berbagai perusahaan manufaktur. Gambar 7-16 memberikan gambaran otomatisasi sebagai rangkaian kesatuan dari model manufaktur tradisional pada satu sisi dan model CIM (computer-integrated manufacturing) secara penuh pada sisi yang lain.

Proses manufaktur tradisional

Lingkungan manufaktur tradisional terdiri dari berbagai macam mesin, masing-masing dikendalikan oleh satu orang operator. Karena mesin-mesin tersebut memerlukan waktu setup yang lama, biaya setup harus diserap oleh proses produksi berjalan. Mesin-mesin dan para operator diatur berdasarkan departemen-departemen fungsionalnya, seperti milling (bagian penggilingan), grinding (bagian pengasahan), dan welding (bagian pengelasan). Proses yang sedang berjalan mengikuti rute yang berputar-putar melalui proses-proses pengerjaan yang berbeda-beda di pabrik.

Kepulauan teknologi (Islands of technology)

Kepulauan teknologi menggambarkan suatu lingkungan dimana otomatisasi modern ada dalam bentuk pulau-pulau yang berdiri sendiri dalam setting tradisional. Pulau-pulau teknologi tersebut menerapkan mesin-mesin CNC (computer numerical controlled) yang dapat melakukan berbagai macam pengerjaan dengan sedikit keterlibatan manusia. Mesin-mesin CNC berisi program-program komputer untuk semua bagian yang diproduksi menggunakan mesin. Dalam konfigurasi CNC, manusia masih melakukan setup mesin. Meskipun demikian, keuntungan terpenting terhadap penggunaan teknologi CNC adalah bahwa waktu (dan biaya) untuk setup untuk mengubah satu jenis pengerjaan ke pengerjaan yang lain menjadi sangat kecil.

Manufaktur yang terintegrasi dengan komputer (Computer-integrated manufacturing)

CIM (computer-integrated manufacturing) adalah suatu lingkungan yang terotomatisasi secara penuh dengan tujuan menghilangkan berbagai aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah. Unit fasilitas CIM menggunakan sekelompok sel-sel teknologi yang terdiri dari berbagai macam jenis mesin-mesin CNC untuk memproduksi seluruh bagian mulai dari awal hingga akhir dalam satu lokasi. Selain mesin-mesin CNC, proses juga menerapkan sistem penyimpanan dan pengambilan yang otomatis dan robotika. CIM menunjang manufaktur yang flesibel dengan memberikan produk berkualitas tinggi dengan proses pembuatan yang lebih cepat, siklus produksi yang lebih singkat, biaya produksi yang berkurang, dan waktu pengeluaran yang lebih cepat. Gambar 7-17 menyajikan lingkungan CIM dan menunjukkan hubungan antara berbagai macam teknologi yang diterapkan.

Sistem penyimpanan dan pengambilan yang otomatis (Automated Storage and Retrieval Systems - AS/RS).

Banyak perusahaan meningkatkan produktivitas dan profitabilitas dengan menggantikan forklift-forklift tradisional dan operator manusia dengan sistem penyimpanan dan pengambilan terotomatisasi (AS/RS). AS/RS adalah sistem conveyor yang mengangkut bahan mentah dari tempat penyimpanan ke lantai produksi dan barang jadi ke gudang penyimpanan. Keuntungan operasional teknologi AS/RS dibandingkan sistem manual antara lain adalah pengurangan kesalahan, pengendalian inventori yang lebih baik, biaya penyimpanan yang lebih kecil.

Robotika (Robotics)

Robot-robot yang digunakan dalam proses manufaktur diprogram untuk melakukan tugas-tugas khusus secara berulang-ulang dengan tingkat presisi yang tinggi dan banyak digunakan di pabrik-pabrik untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan seperti mengelas dan mengeling. Mereka sangat bermanfaat di lingkungan yang mengandung bahaya atau untuk untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan yang monoton dan berbahaya yang cenderung menyebabkan kecelakaan.

CAD (Computer-Aided Design)

Para engineer menggunakan CAD untuk mendesain produk yang lebih baik dengan lebih cepat. Pemanfaatan CAD meningkatkan produktivitas para engineer, meningkatkan akurasi dengan cara mengotomatisasi pekerjaan-pekerjaan desain yang berulang, dan mendorong perusahaan menjadi lebih responsif terhadap kebutuhan pasar. Desain produk telah di-revolusi dengan penerapan teknologi CAD yang pertama kali diterapkan di industri pesawat terbang pada awal 1960an.

Teknologi CAD sangat mempersingkat selisih waktu antara desain awal dan desain akhir. Hal ini mendorong perusahaan untuk menyesuaikan produksi secara cepat terhadap perubahan kebutuhan pasar. Hal ini juga memudahkan perusahaan untuk merespon permintaan pelanggan terhadap produk spesifik tertentu. Teknologi dalam sistem CAD biasanya memiliki interface yang tersambung ke jaringan komunikasi eksternal sehingga  perusahaan  bisa berbagi spesifikasi desain produknya dengan para vendor dan pelanggan. Link komunikasi ini juga memungkinkan perusahaan untuk menerima spesifikasi desain produk secara elektronis dari para pelanggan dan supplier untuk direview. Sistem CAD yang canggih mampu mendesain produk dan sekaligus memprosesnya secara serentak.  Begitulah, dengan bantuan sistem CAD manajemen bisa mengevaluasi kelayakan produk secara teknis dan menentukan manufakturabilitasnya.

CAM (Computer-Aided Manufacturing)

CAM adalah penggunaan komputer untuk membantu proses manufaktur. CAM berfokus untuk pengontrolan proses manufaktur fisik. Output dari sistem CAD (lihat gambar 7-17) menjadi input dalam sistem CAM. Desain CAD diubah oleh CAM menjadi serangkaian proses pengerjaan seperti drilling, turning, atau milling yang dikerjakan oleh mesin-mesin CNC. Sistem CAM memonitor dan mengontrol proses produksi dan urutan produk lewat sel-sel. Keuntungan dengan menerapkan teknologi CAM antara lain produktivitas proses yang lebih baik, prediksi waktu dan biaya yang lebih baik, proses monitoring yang lebih baik, kualitas proses yang lebih baik, waktu setup yang lebih singkat, biaya pekerja menjadi berkurang.

Value Stream Mapping

Adalah aktivitas yang menjadi bagia proses produksi perusahaan baik yang penting atau tidak penting. Aktivitas yang penting adalah yang memiliki nilai; aktivitas yang tidak penting aalah yang tidak bernilai dan harus dihilangkan. Value stream suatu perusahaan adalah semua tahap dalam proses yang penting dalam menghasilkan produk. Inilah proses-proses dimana pada akhirnya pelanggan bersedia membeli. Contohnya, balancing setiap roda mobil dalam bagian produksi adalah sesuatu yang penting karena pelanggan menuntut mobil yang dikendarai dengan mulus dan bersedia membayar balancing tersebut.

Kesimpulan

Makalah  ini mempelajari siklus konversi, dimana perusahaan mengubah semua jenis sumber daya input (bahan baku, pekerja, dan modal) menjadi produk dan jasa yang siap dipasarkan. Tujuannya adalah untuk mencermati lingkungan manufaktur yang selalu berubah pada dunia bisnis modern dan untuk menunjukkan bagaimana menyerukan perubahan dari bentuk-bentuk tradisional organisasi bisnis dan berbagai aktivitasnya menuju ke cara menjalankan bisnis yang berkelas-dunia. Kita telah melihat bagaimana perusahaan-perusahaan yang sedang berusaha mencapai status kelas-dunia harus mengejar filosofi manufaktur ramping.

Kunci sukses dalam menerapkan manufaktur ramping adalah dengan melibatkan perubahan organisasi fisik dalam berbagai fasilitas produksi dan penerapan teknologi-teknologi terotomatisasi. Kita juga telah menelaah bahwa untuk mencapai manufaktur ramping memerlukan suatu perpindahan dari teknik-teknik pembiayaan standar. Dalam menanggapi berbagai kekurangan metode-metode dalam akuntansi tradisional, perusahaan yang menerapkan manufaktur ramping menerapkan model-model akuntansi alternatif seperti pembiayaan berbasis aktivitas (ABC, activities based accounting) dan akuntansi aliran nilai (value stream accounting). Bab ini ditutup dengan pembahasan mengenai tiga sistem informasi yang biasanya terkait dengan manufaktur ramping: (1) MRP (material requirements planning), (2) MRP II (manufacturing resources planning), dan ERP (enterprise resource planning).