SIKLUS PENGELUARAN DALAM PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Get paid to share your links!

JIKA INGIN MENDOUNLOWD FILE INI SILAHKAN KLIK LINK DIBAWAH INI

http://zipteria.com/AItE

Tujuan dari siklus pengeluaan adalah untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkannya untuk menjalankan bisnis.

GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

SISTEM PEMROSESAN PEMBELIAN

1.       Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah persedian kembali melalui observasi catatan persediaan. Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang usaha.

2.      Proses pembelian menentukan jumlah yang akan di pesan, memilih memasok dan membuat pesanan pembelian. Informasi tersebut dikirimkan ke pemasok dan proses utang usaha.

3.      Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan dan pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas jumlahnya serta dikirim ke toko atau gudang.

4.      Informasi mengenai penerimaan barang digunakan untuk memperbarui pencatatan persediaan.

5.      Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok.

6.      Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang, usaha dan pengendalian perusahaan.

                        

PENGENDALIAN PERSEDIAN

Perusahaan mengurangi persediaannya dengan mentransfer bahan baku kedalam proses produksi (siklus konversi) dan menjual barang jadi ke pelanggan (siklus pendapan). Jika staf administrasi pengendalian persediaan mencari persediaan yang kurang secara berkata berbagai pekerjaan pada akhir hari, kebutuhan persediaan dapat dikelompokkan kedalam sebuah permintaan pembelian untuk tiap pemasok.

DEPARTEMEN PEMBELIAN

Departemen pembelian menerima permintaan pembelian, menyortirnya berdasarkan nama pemasok jika perlu, dan membuat pesanan pembelian. Departemen pembelian memfokuskan usahanya untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan persediaan yang didapat, mahal, atau tidak biasa. Untuk mendapat harga dan syarat terbaik bagi perusahaan, departemen pembelian mungkin perlu membuat spesifikasi produk terperinci dan meminta harga penawaran dari berbagai pemasok yang saling bersaing.

BAGIAN PENERIMAAN

Penerimaan persediaan. Kegiatan selanjutnya dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan persediaan. Barang yang tiba dari pemasok direkonsiliasi dengan salinan kosong PO. Tujuan dari salinan kosong adalah untuk memaksa staf administrasi bagian penerimaan menghitung dan memriksa persediaan dalam mengisi laporan penerimaan. Pembuatan laporan penerimaan. Setelah melengkapi jumlah fisik dan menyelesaikan pemeriksaan, staf administrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan yang terdiri atas beberapa bagian, yang menyatakan jumlah dan kondisi persediaan tersebut. Jika pengiriman benar, staf tersebut akan menutup file PO dan menyumpan permintaan pembelian, PO serta laporan penerimaan dalam file pesanan pembelian tertutup.

BAGIAN UTANG USAHA

            Selama jalannya transaksi ini, bagian utang usaha telah menerima dan sementara menyimpan berbagai salinan permintaan pembelian, pesanan pembelian, dan laporan penerimaan. Perusahaan telah menerima persediaan dari pemasok dan memiliki kewajiban untuk membayar barang tersebut.

            Akan tetapi, pada bagian proses ini, perusahaan mungkin tidak memiliki informasi finansial yang dibutuhkan untuk mencatat transaksi tersebut. Dokumen formal yang menyediakan informasi ini adalah faktur pemasok(supplier’s invoice). Ketika faktur tiba, staf administrasi bagian utang usaha merekonsiliasi informasi finansial dengan berbagai dokumen di file tunda, mencatat transasksi dalam jurnal pembelian, dan mencatatnya ke rekening pemasok dalam buku pembantu utang usaha. Setelah mencatat kewajiban, staf administrasi bagian utang usaha mentransfer semua dokumen sumber (permintaan pembelian, pesanan pembelian ,laporan penerimaan, dan faktur) ke file utang usaha terbuka (open accounts payable file). Biasanya, file ini diatur berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk memastikan bahwa utang dibayar pada tanggal terakhir yang diizinkan tanpa melewati tanggal jatuh tempo  dan kehilangan diskon. Terakhir staf administrasi bagian utang usaha akna meringkas berbagai ayat dalam jurnal pembelian untuk bagina buku besar.

            Dengan menganggap perusahaan menggunakan metode persediaan perpektual, maka ayat jurnanya.

                                                                                    Debit               Kredit

                        Persediaan—Pengendalian                 6.000

                                    Utang usaha—Pengendalian                           6,800

            Jika metode persediaan berkala digunakan, ayat jurnalnya menjadi:

                        Pembelian                                            6.800

                                    Utang usaha—Pengendalian                           6.800

SISTEM VOUCHER UTANG

            Banyak perusahaan menggunakan sistem voucher utang(voucher payable system) sebagai alternatif dar prosedur utan gusaha yang dijelaskan diatas. Berdasarkan sistem ini, bagina utang usaha menggunakan bukti kas keluar(cash disbursement voucher) dan membuat registrasi voucher

            Vouxher memberikan pengendalian yang lebih baik atas pengeluaran kas, dan memungkinkan perusahaan mengonsolodasikan beberapa pembayaran ke pemasok yang sama melalui sebuah voucher, sehingga mengirani jumlah cej yang ditulis.

            Staf admisnistrasi bagian utang usaha mencatat vocher dalam nomor register voucher, nomor registrasi vouchermencerminakan kewajiban utang usaha perusahaan. Penjumlahan dari berbagai voucher terbuka dalam register tersebut juga merupakan saldo total utang usaha perusahaan. Inilah sebabnya perusahaan mengganti buku pembantu utang dagangnya dengan nomor register voucher.

BAGIAN BUKU BESAR

            Bagian buku besar menerima voucher jurnal dari bagina utang usaha dan sebuah ringkasan akun dari bagian pengendalian persediaan. Staff administrarasi bagian buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendalian persediaan dan utang usaha serta

merekonsiliasi akun pengendalian persediaan serta ringkasan buku pembantu persediaan. Dengan tahap ini, tahap pembelian dalam siklus pengeluaran selesai.

SISTEM PENGELUARAN KAS

            Sistem ini memproses pembayaran berbagai kewajiban yang timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama sistem ini adalah tuntuk memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh tempo.

            Sistem ini terdiri atas tiga proses:

1. Proses utang usaha mninjau file utang usaha mengenai berbagai dokumen yang jatuh tempodan mengotorisasi proses pengeluaran kas untuk melakukan pembayaran.
2. Proses pengeluaran kas membuat dan mendistribusikan cek ke para pemasok. Salinan dari berbagai cek tersebut akan dikembalikan kebagian utang usaha sebagai bukti bahwa lewajiban telah di bayar dan akun  utang usaha akan diperbaharui untuk menyingkirkan kewajiban tersebut.
3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun utang usaha mengirim informasi ringkasan ke buku besar. Informasi tersebut direkonsiliasi dan dicatat ke akun pengendalian kas serta utang.

SISTEM MANUAL

            Bagan alir terperinci mengenai sistem pengeluaran kas manual disajikan dalam figur5-12.

BAGIAN UTANG USAHA

            Proses pengeluaran kas dimulai dalam bagian utang usaha. Staff administrasi meninjau file voucher utang terbuka atau utang usaha untuk melihat berbagai dokumen yang jatuh tempo dan mengirim voucher serta dokumen pendukungnya ke bagian pengeluaran kas.

BAGIAN PENGELUARAN KAS

            Staf administrasi pada bagian ini menerima paket voucher dan meninjau berbagai dokumen untuk melihat kelengkapan dan akurasi administratifnya. Untuk tiap pengeluaran staf tersebut membuat cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher serta data lain yang terkait dalam daftar cek yang juga disebut sebagai jurnal pengeluaran kas.

 Cek tersebut bersama dengan dokumen pendukungnya masuk ke manajer bagian pengeluaran kas untuk ditandatangani. Bagian cek yang dapat dipertukarkan di berikan ke pemasok dan staf administrasi akan melampirkan salinan dari cek tersebut ke paket voucher sebagai bukti pembayaran serta menyimpan salinan ketiga. Staf administrasi tersebut akan manandai berbagai dokumen dalam paket voucher dengan tulisan sudah dibayar dan mengembalikannya ke bagian utang usaha. Setelah menrima paket voucer staf bagian utang usaha menutup voucher terbuka dengan mencatat nomor cek dalam daftar cek serta menyimpan paket voucher kedalam file voucher tertutup. Terakhir staf adminsitarsi bagian pengeluaran kas meringkas berbagai entri yang dimasukkan dalam daftar cek serta mengirim voucher jurnal dengan ayat jurnal ke bagian buku besar dan berikut ayat jurnalnya:

                                                Debit               Kredit

            Utang usaha                xxxx   

                        Kas                                          xxxx

BAGIAN BUKU BESAR

            Staf administrasi bagina buku besar menerima jurnal pengeluaran kas dan ikhtisa akun dari bagian utang usaha. Angka dalam voucher menunjukkan pengurangan total dalam kewajiban perusahaan dan akun kas sebagai akibat dari pembayarn ke pemasok. Staf bagian buku besar mencatat ke akun pengedali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendalian utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha dan mengakiri prosedur pengeluaran kas.

PENGENDALIAN SIKLUS PENGELUARAN

OTORISASI TRANSAKSI

Subsistem Pembelian. Bagian pengendalian persediaan memonitor tingkat persedian secara terus-menerus. Ketika tingkat persedian jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan, bagian pengendalian persediaan secara formal akan mengotorisasi pengisian kembali melalui permintaan pembelian.

            Formalisasi proses otorisasi akan mendorongmanajemen persediaan yang efeisien dan memastikan legitimasi berbagai transaksi pembelian. Tanpa tahap ini para staf bagian pembelian dapat membeli persediaan berdasarkan keinginan mereka, dengan kedudukan untuk mengotorisasi dan memproses transaksi pembelian.

Subsistem Pengeluaran Kas. Bagian utang usaha mnegotorisasi pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. Untuk memberikan pengendalian yang efektif

PEMISAHAN PEKERJAAN

Pemisahan Pengendalian Persediaan dari Gudang. Dalam subsistem pembelian, aktivitas fisik utamanya adalah persediaan. Bagian pengendalian persediaan mencatat secara terperinci berbagai aktivitas tersebut, sementara bagian gudang harus menyimpannya.

Pemisahan Bagian Buku Besar dan Utang usaha dengan Pengeluaran Kas. Aktiva yan berpotensi menghadapi eksposur dalam subsistem pengeluaran kas adalah kas. Catatan yang mengendalikan aktiva ini adalah buku pembantu utang usaha dan akun kas di buku besar.

TABEL 5-1

POIN PENTING PENGENDALIAN DALAM SIKLUS PENGELUARAN

Aktivitas Pengendalian	Sistem Pemrosesan Pembelian	Sistem Pengeluaran Kas
Otorisasi transaksi Pemisahan pekerjaan Supervisi Catatan akuntansi Akses Verifikasi independen	Pengendalian pemroesan. Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar. Bagian penerimaan Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya ke catatan akuntansi di atas. Bagian utang dagang merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut.	Bagian utang usaha mengotorisasi pembayaran. Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas, dan buku besar File voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di buku besar Keamanan yang memadai atas kas. Batas akses ke berbagai catatan akuntansi di atas. Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.

SUPERVISI

Area yang mendapat manfaat paling banyak dari supervise di siklus pengeluaran adalah bagian penerimaan. Banyak sekali jumlah aktiva yang bernilai mengalir melalui area ini ke gudang. Supervise yang ketat di bagian ini akan mengurangi peluang terjadinya dua jenis eksposur : (1) kegagalan untuk memeriksa aktiva secara tepat dan (2) pencurian aktiva.

Inspeksi Aktiva. Ketika barang dagang dari pemasok, staf administrasi bagian penerimaan ahrus memeriksa jumlah dan kondisinya (dari kerusakana, cacat, dan sebagainya).

Pencurian Aktiva. Bagian penerimaan kadang kacau dan tidak teratur dalam masa-masa sibuk. Di situasi ini, persediaan yang masuk menghadapi potensi pencurian kecuali diamankan di gudang.

CATATAN AKUNTANSI

Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen sumbernya sehingga ke laporan keuangan. Siklus pengeluaran mempengaruhi berbagai catatan akuntansi berikut ini : buku besar pembantu utang usaha, daftar voucher, daftar cek, dan buku  besar.

PENGENDALIAN AKSES

Akses Langsung. Dalam siklus pengeluaran, perusahaan harus mengendalikan akses ke aktiva fisik seperti kas dan persediaan. Berbagai masalah pengendalian ini dasarnya sama dengan dalam siklus pendapatan. Pengendalian akses langsung meliputi kunci, alarm, dan akses terbatas ke berbagai area yang berisi persediaan dan as.

Akses Tidak Langsung. Perusahaan harus membatasi akses ke berbagai dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya. Contohnya, seseorang yang memiliki akses ke permintaan pembelian, pesanan pembelian dan laporan penerimaan memiliki bahan yang dibutuhkan untuk membuat transaksi pembelian tipuan.

VERIFIKASI INDEPENDEN

Verifikasi Independen oleh Bagian Utang Usaha. Bagian utang usaha memainkan peran penting dalam kegiatan verifikasi yang dilakukannya oleh lainnya dalam sistem ini. Berbagai salinan dokumen sumber mengalir ke bagian untuk ditinjau dan diperbandingkan. Tiap dokumen berisi berbagai fakta yang berbeda mengenai transaksi pembelian, yang harus direkonsiliasi oleh staf administrasi bagian utang usaha sebelum perusahaan mengakui kewajiban. Kegiatan ini meliputi :

1.      Permintaan pembelian

2.      Pesanan pembelian

3.      Laporan penerimaan

4.      Faktur dari pemasok

Verifikasi Independen oleh Bagian Buku Besar. Bagian buku besar memberikan verifikasi independen lainnya dalam situasi ini. Bagian ini menerima voucher jurnal dari bagian pengendalian persediaan, utang usaha, dan pengeluaran kas. Dari berbagai angka ringkasan ini, staf administrasi bagian buku besar memverifikasi bahwa kewajiban total yang dicatat sama dengan persediaan yang diterima dan bahwa pengurangan total dalam utang usaha sama dengan total pengeluaran kas.

“PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER DAN APLIKASI PENGELUARAN KAS”

OTOMISASI PROSEDUR PEMBELIAN DENGAN MENGGUNAKAN TEKNOLOGI PEMPROSESAN BATCH

Banyak dari berbagai fungsi manual di system batch dalam figur 5-14 sama dengan yang berada dalam figure 5-2. Perbedaan sistem utamanya adalah bahwa berbagai kegiatan rutin akuntansi diotomisasikan. Bagian berikut ini menjelaskan berbagai urutan peristiwa yang terjadi dalam sistem ini.

BAGIAN PEMROSESAN DATA : TAHAP 1

Proses pembelian dimulai dalam bagian pemrosesan data, dengan dijalankannya fungsi pengendalian persediaan. Siklus pendapatan (dalam perusahan ritel) atau siklus konversi (dalam perusahaan manufaktur) sesungguhnya yang memulai aktivitas ini. Ketika persediaan berkurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, system akan menentukan apakah barang yang di dalam file buku besar pembantu persediaan (inventory subsidiary file) telah jatuh ke dalam titik pemesanan ulang. Jika demikian, maka akan dibuat catatan dalam file permintaan terbuka. Tiap catatan dalam file permintaan terbuka menentukan barang persediaan yang berbeda yang akan diisi kembali.

Pada akhir jam kerja, system akan menyortir berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengkonsolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid valid vendor file untuk membuat dokumen permintaan pembelian. Salinan dari berbagai dokumen ini masuk ke prosedur manual dalam bagian pembelian dan utang usaha.

BAGIAN PEMBELIAN

Setelah menerima permintaan pembelian, bagian pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas lima bagian. Berbagai salinan itu dikirim ke pemasok, bagian utang usaha, bagian penerimaan, pemrosesan data, dan untuk file bagian pembelian sendiri.

System dalam figur 5-14 menggunakan prosedur manual untuk mengendalikan proses pemesanan. Program computer yang mengidentifikasi kebutuhan perseidaan dan membuat permintaan pembelian biasa, yang akan memungkinkan staf bagian pembelian memverifikasi transaksi pembelian sebelum memasukkan pesanan.

Sebelum melanjutkan dengan contoh, perlu dibahas mengenai berbagai pendekatan alternative untuk mengotorisasi dan memesan persediaan. Figur 5-16 menggambarkan tiga metode yang berbeda. Dalam alternatif satu, system yang ada setelah prosedur ditunjukkan dalam figur 5-14 satu langkah lebih jauh. System ini membuat dokumen pesanan pembelian dan mengirimkannya ke bagian pembelian untuk ditinjau dan ditandatangani.

Sitem yang ditunjukkan dalam alternatif dua mempersingkat proses pemesanan melalui distribusi pesanan pembelian secara langsung ke para pemasok dan pengguna internal, hingga benar-benar melewati bagian pembelian. System ini menghasilkan daftar transaksi barang yang dipesan untuk ditinjau oleh staf pembelian.

Alternatif ketiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut pertukaran data elektronik (electronic data interchange­-EDI). Konsep ini diperkenalkan dalam bab 4 untuk menggambarkan aplikasinya dalam siklus pendapatan.

Figur 5-15 Struktur Record untuk File Siklus Pengeluaran

Nomor persediaan

deskripsi

Jumlah di gudang

Titik pemesanan ulang

Jumlah yang dipesan

EOQ

Nomor pemasok

Biaya standar

Biaya persediaan total

 File Master Persediaan

Nomor permintan pembelian

Nomor persediaan

Jumlah di gudang

Nomor pemasok

Biaya standar per unit

File Permintaan Pembelian

Nomor pemasok

alamat

Syarat pembelian

Tanggal pemesanan terakhir

Waktu tunggu

File Pemasok

Nomor pesanan pembelian

Nomor permintaan pembelian

Nomor persediaan

Jumlah yang dipesan

Nomor pemasok

alamat

Biaya standar

Nilai perkiraan faktur

Tanda rec.

Tanda persediaan

File Pesanan Pembelian Terbuka (Dan Tertutup)

Nomor voucher

Nomor cek

Nomor faktur

Nilai faktur

Akun kredit

Akun debit

Nomor pemasok

Tanggal dibuka

Tanggal jatuh tempo

Tanggal ditutup

Daftar Voucher (file Ulang Dagang Terbuka)

Dalam masing-masing alternatif dari ketiga alternatif yang ada, tahapan otorisasi dan pemesanan dalam proses tersebut dikonsolidasikan dan dilakukan oleh system computer. Dokumen permintaan pembelian tidak ada gunanya dalam system semacam ini dan tidak dibuat. Akan tetapi, catatan permintaan mungkin masih ada dalam cakram atau pita magnetis sebagai jejak audit.

BAGIAN PEMPROESAN DATA : TAHAP 2

Kembali ke figur 5-14, pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer catatan yang terkait dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.

BAGIAN PENERIMAAN

Ketika barang dari pemasok, staf adminitrasi bagian penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinannya akan dikirim ke bagian pembelian, utang usaha, dan pemrosesan data.

BAGIAN PEMROSESAN DATA : TAHAP 3

Bagian pemrosesan data menjalankan secara batch (tahap 3) yang akan memperbarui file buku besar pembantu persediaan berdasarkan laporan penerimaan dan menyingkirkan tanda “Sedang Dipesan” dari catatan persediaan.

BAGIAN UTANG USAHA

Ketika staf administrasi bagian utang usaha menerima faktur dari pemasok, dia akan merekonsiliasinya dengan berbagai dokumen pendukung yang sebelumnya dimasukkan ke dalam file tunda utang usaha.

BAGIAN PEMROSESAN DATA : TAHAP 4

Program batch akan memvalidasi berbagai catatan voucher dengan file pemasok valid, menambahkannya ke daftar voucher (atau ke file buku besar pembantu utang usaha), serta membuat total batch untuk dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar.

PROSEDUR PENGELUARAN KAS

BAGIAN PEMROSESAN DATA

Tiap hari, sistem akan memindai filed Tanggal Jatuh Tempo dalam daftar voucher untuk mencari yang telah jatuh tempo. Cek yang telah jatuh tempo akan dicetak, dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam daftar voucher untuk menutup voucher dan mentransfernya ke file utang usaha tertutup (closed accounts payable file). Cek-cek tersebut, bersama dengan daftar transaksi, akan dikirim ke bagian pengeluaran kas. Terakhir, total batch dari akun utang usaha, dan pengeluaran kas akan dibuat untuk prosedur pembaruan buku besar.

BAGIAN PENGELUARAN KAS

Staf administrasi bagian pengeluaran kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan ke pihak manajemen untuk ditandatangani. Cek-cek tersebut dikirim ke para pemasok. Satu salinan dari tiap cek dikirim ke bagian utang usaha, dan salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi.

BAGIAN UTANG USAHA

Setelah menerima berbagai salinan cek, staf administrasi bagian utang usaha mencocokkannya dengan voucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini ke file voucher tertutup. Proses siklus pengeluaran di akhiri di tahap ini.

MEREKAYASA ULANG SISTEM PEMBELIAN / PENGELUARAN KAS

Sistem otomatis yang dijelaskan di atas hanya mereplikasi kebanyakan prosedur dalam sistem manualnya. Pekerjaan bagian utang usaha untuk merekonsiliasi berbagai dokumen pendukung dengan faktur dari pemasok adalah pekerjaan yang membutuhkan banyak tenaga kerja dan mahal.

Ford Motor Company memperkerjakan lebih dari 500 staf administrasi dibagian utang dagangnya yang beralokasi di Amerika Utara. Analisi fungsi menunjukkan bahwa sebagian besar dari waktu staf administrasi dihabiskan untuk merekonsiliasi berbagai penyimpangan antara faktur dari pemasok, laporan penerimanaan, dan pesanan pembelian. Tahap pertama untuk mengatasi masalah tersebut adalah mengubah lingkungan bisnisnya. Ford membuat kesepakatan mitra dagang dengan para pemasok yang berisi persetujuan mereka di atas berbagai syarat penjualan seperti harga, jumlah yang akan dikirim, diskon, dan waktu tunggu. Setelah berbagai sumber penyimpangan ini ditiadakan, Ford merekayasa ulang aliran kerja untuk memanfaatkan lingkungan yang baru.

PEMROSESAN DATA

Berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis.

1.      File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang jatuh dalam titik pemesanan ulang.

2.      Tiap barang yang akan diisi kembali dicatat ke dalam file permintaan pembelian.

3.      Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok.

4.      Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid.

5.      Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan ke file pesanan pembelian terbuka.

6.      Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirimkan ke bagian pembelian untuk ditinjau.

BAGIAN PENERIMAAN

Ketika barang tiba, staf administrasi bagian penerimaan membuka file pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang dilihat dari slip pengepakan.

PEMROSESAN DATA

Berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomais oleh sistem.

1.      Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka, dan nilai “Y” akan dimasukkan dalam field yang terkait untuk menunjukkan penerimaan persediaan tersebut.

2.      Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.

3.      Record buku besar pembantu persediaan diperbarui untuk mencerminkan penerimaan barang persediaan tersebut.

4.      Akun pengendali persediaan di buku besar akan diperbarui.

5.      Record dari file pesanan pembelian terbuka akan dipindahkan dan ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempo pembayaran akan dibuat.

Tiap hari, field Tanggal Jatuh Tempo dalam record utang usaha akan diperiksa untuk melihat yang tiba saatnya dibayar. Berbagai prosedur berikut ini akan dilakukan untuk barang terpilih.

1.      Cek akan dicetak, ditandatangani, dan diteruskan ke ruang surat untuk dikirim ke para pemasok.

2.      Pembayaran tersebut akan dicatat dalam file daftar cek.

3.      Barang yang dibayar akan ditransfer dari file utang usaha terbuka ke file utang usaha tertutup.

4.      Akun utang usaha dan akun kas di buku besar akan diperbarui.

5.      Record yang memerinci berbagai transaksi ini akan ditransmisikan melalu terminal ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas untuk ditinjau oleh pihak manajemen dan disimpan.

Dengan meniadakan sumber potensi penyimpangan ini, Ford dapat meniadakan pekerjaan merekonsiliasi berbagai faktur pemasok dengan berbagai dokumen pendukungnya untuk sebagian besar transaksi pembeliannya. Hasil dari usaha rekayasa ulang ini adalah Ford dapat mengurangi staf bagian utang usahanya dari 500 menjadi 125.

IMPLIKASI PENGENDALIAN

SISTEM OTOMATIS

Perbaikan Pengendalian Persediaan. Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) jika dibandingkan dengan sistem manual adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhan persediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi ketika muncul, dan diproses secara otomatis. Sebagai hasilnya, risiko mengakumulasi kelebihan persediaan atau kehabisan persediaan akan berkurang. Akan tetapi, selain keuntungan tersebut juga ada masalah dalam pengendalian. Kesalahan program atau model persediaan yang tidak sempurna akan menyebabkan perusahaan tiba-tiba kelebihan persediaan atau benar-benar kekurangan persediaan. Oleh karenanya, sangatlah penting untuk memonitori keputusan yang diotomatisasi.

Pengelolaan Kas yang Lebih Baik. Jenis sistem ini mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatkan tanggal jatuh tempo. Selain itu, dengan menulis cek secara otomatis, perusahaan mengurangi biaya tenaga kerja, menghemat waktu pemrosesan, dan meningkatkan akurasi.

Jeda waktu. Terdapat jeda waktu antara datangnya barang dibagian penerimaan dengan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan. Jeda waktu ini dapat mempengaruhi penjualan secara negative, karena waktu tenggang inilah staf administrasi bagian penjualan tidak akan mengetahui status persediaan yang terkirim dan dapat kehilangan penjualan.

Kemacetan dalam Pembelian. Dalam sistem batch rekaan ini, bagian pembelian secara langsung akan terlibat dalam semua keputusan pembelian. Banyak sekali pembelian rutin yang dapat diotomatiskan. Dengan membebaskan staf pembelian dari pekerjaan rutin, seperti barang khusus atau barang yang kurang persediaanya) dan staf pembelian dapat dikurangi.

Dokumen Kertas yang Berlebih. Sistem batch dasar dibebani dengan berbagai dokumen kertas. Semua departemen operasional akan membuat dokumen, yang dikirimkan ke bagian pemrosesan data dan bagian pemrosesan data harus mengonversinya ke media megnetis. Banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli dan dokumen harus disimpan, diarsip, ditangani, oleh bagian distribusi surat internal, dan konversi oleh para personel pemrosesan data. Perusahan dengan transaksi yang sangat banyak akan mendapat banyak keuntungan dari pengurangan atau peniadaan dokumen kertas dalam sistemnya.

SISTEM YANG DIREKAYASA ULANG

Sistem ini menangani banyak kelemahan operasional yang ditemukan dalam sistem batch biasa. Secara khusus, bagian penting dari sistem ini adalah (1) sistem ini menggunakan prosedur real time dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan, (2) sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi, dan (3) sistem ini mewujudkan pengurangani dokumen kertas secara signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai departemen dan dengan menyimpan berbagai record dalam media akses langsung. Akan tetapi, berbagai perbaikan operasional ini memiliki implikasi pengendalian berikut ini.

Pemisahan Tugas. Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara pemrosesan otorisasi dengan transaksi. Disini, berbagai program komputer akan mengotorisasi dan memproses pesanan pembelian, serta mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk para pemasok.

Pengendalian Catatan Akuntansi dan Akses. Sistem ini melihat catatan akuntansi secara ekslusif dalam disket magnetis. Untuk mempertahankan integritas berbagai record ini, perusahaan harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket tersebut. Akses tidak sah ke record magnetis menimbulkan konsekuensi yang sama dengan akses ke berbagai dokumen sumber, jurnal, dan buku besar dalam lingkungan manual.