Langkah-langkah dalam melakukan wawancara dan observasi untuk audit internal

 

Gambar diatas menunjukkan diagram alir yang menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan wawancara dan observasi untuk audit internal. Diagram alir ini terbagi menjadi beberapa bagian utama, yaitu:

Persiapan Wawancara:

1. Rumuskan tujuan wawancara:

   • Tujuan wawancara harus jelas dan spesifik, seperti memvalidasi kepatuhan SOP, mengevaluasi efektivitas kontrol, atau mengidentifikasi risiko kecurangan.
   • Tujuan ini akan memandu jenis pertanyaan yang perlu diajukan.

2. Kategorikan pertanyaan:

   • Kelompokkan pertanyaan dalam kategori seperti peran dan tanggung jawab, kebijakan dan SOP, aktivitas operasional sehari-hari, evaluasi kontrol internal, isu dan risiko yang pernah terjadi.

3. Susun pertanyaan terbuka:

   • Hindari pertanyaan ya/tidak.
   • Gunakan pertanyaan seperti "apa", "mengapa", "bagaimana", dan "jelaskan" untuk mendorong penjelasan dan detail.

4. Mulai pertanyaan dari level makro:

   • Mulailah dengan pertanyaan umum tentang proses bisnis secara keseluruhan.
   • Baru kemudian "drill down" ke detail aktivitas dan kontrol spesifik di area tertentu.

5. Susun flow pertanyaan yang logis:

   • Mulailah dengan pertanyaan umum untuk membangun konteks.
   • Kemudian beralih ke pertanyaan yang lebih spesifik dan kritis.

6. Menyiapkan daftar pertanyaan:

   • Alokasikan waktu untuk setiap kategori.
   • Pastikan pertanyaan mudah dimengerti, mengalir logis, dan menggali data yang relevan dengan tujuan audit.

Memilih Narasumber:

1. Identifikasi pemangku proses:

   • Pilih narasumber yang bertanggung jawab langsung dalam proses yang sedang diaudit.
   • Contohnya, Kepala Bagian Pengadaan untuk audit pengadaan barang.

2. Pertimbangkan tingkatan jabatan:

   • Sesuaikan level narasumber dengan data/informasi yang dibutuhkan.
   • Contohnya, staf operasional untuk prosedur sehari-hari, manajer untuk kebijakan dan evaluasi kontrol.

3. Libatkan representasi dari setiap area terkait:

   • Wawancara perwakilan dari setiap departemen/fungsi yang terlibat dalam proses yang diaudit.
   • Hal ini untuk mendapatkan perspektif yang menyeluruh.

4. Identifikasi pemangku risiko utama:

   • Pilih narasumber dari area yang memiliki risiko signifikan.
   • Hal ini untuk menggali akar permasalahan dan cara mitigasinya.

5. Kontrol histori dan reputasi narasumber:

   • Hindari narasumber yang pernah terlibat kecurangan atau melanggar kebijakan organisasi.
   • Pastikan informasi yang diberikan valid.

6. Jadwalkan wawancara susulan jika diperlukan:

   • Jika muncul data/informasi baru yang memerlukan klarifikasi lebih lanjut, jadwalkan wawancara susulan dengan narasumber relevan.

Melakukan Wawancara dan Observasi:

1. Gunakan alat bantu perekam suara:

   • Hal ini akan memudahkan Anda untuk fokus mendengarkan dan berinteraksi alih-alih sibuk mencatat.
   • Pastikan mendapat izin terlebih dahulu dari narasumber.

2. Buat catatan singkat, padat, dan terstruktur:

   • Gunakan poin-poin utama dan sub-poin untuk detailnya.
   • Hindari menulis terlalu panjang.

3. Tuliskan kutipan langsung yang dirasa penting:

   • Beri tanda kutip di awal dan akhir kalimat yang dikutip.

4. Catat nama, jabatan, dan kontak narasumber:

   • Untuk memudahkan konfirmasi dan klarifikasi di kemudian hari.

5. Fokus mendengarkan alih-alih mencatat:

   • Catatlah poin-poin kunci saat wawancara, kemudian lengkapi segera setelah wawancara selesai.

6. Ulangi pertanyaan dengan kata-kata berbeda:

   • Pastikan konsistensi jawaban narasumber.

Melakukan Konfirmasi Ulang:

1. Ringkas poin-poin utama jawaban dan konfirmasi kebenarannya:

   • Contohnya, "Jadi menurut Bapak, permasalahan utamanya adalah...., apakah saya paham dengan benar?".

2. Mintalah narasumber menjelaskan kembali jawaban:

   • Pastikan tidak ada kesalahpahaman.

3. Fokus pada bagian jawaban yang kurang jelas:

   • Minta penjelasan lebih detail.

4. Lakukan validasi silang dengan narasumber lain:

   • Bandingkan jawaban untuk memastikan konsistensi.

5. Secara berkala merangkum apa yang telah dipahami:

   • Minta umpan balik dari narasumber.

6. Hindari pertanyaan tertutup:

   • Berikan kesempatan terbuka untuk penjelasan detail.

Kesimpulan:

Diagram alir ini memberikan panduan yang komprehensif untuk melakukan wawancara dan observasi dalam melakukan wawancara dan observasi untuk audit internal