Gambar diatas menunjukkan diagram alir yang menjelaskan langkah-langkah dalam melakukan wawancara dan observasi untuk audit internal. Diagram alir ini terbagi menjadi beberapa bagian utama, yaitu:
Persiapan Wawancara:
Rumuskan tujuan wawancara:
- Tujuan wawancara harus jelas dan spesifik, seperti memvalidasi kepatuhan SOP, mengevaluasi efektivitas kontrol, atau mengidentifikasi risiko kecurangan.
- Tujuan ini akan memandu jenis pertanyaan yang perlu diajukan.
Kategorikan pertanyaan:
- Kelompokkan pertanyaan dalam kategori seperti peran dan tanggung jawab, kebijakan dan SOP, aktivitas operasional sehari-hari, evaluasi kontrol internal, isu dan risiko yang pernah terjadi.
Susun pertanyaan terbuka:
- Hindari pertanyaan ya/tidak.
- Gunakan pertanyaan seperti "apa", "mengapa", "bagaimana", dan "jelaskan" untuk mendorong penjelasan dan detail.
Mulai pertanyaan dari level makro:
- Mulailah dengan pertanyaan umum tentang proses bisnis secara keseluruhan.
- Baru kemudian "drill down" ke detail aktivitas dan kontrol spesifik di area tertentu.
Susun flow pertanyaan yang logis:
- Mulailah dengan pertanyaan umum untuk membangun konteks.
- Kemudian beralih ke pertanyaan yang lebih spesifik dan kritis.
Menyiapkan daftar pertanyaan:
- Alokasikan waktu untuk setiap kategori.
- Pastikan pertanyaan mudah dimengerti, mengalir logis, dan menggali data yang relevan dengan tujuan audit.
Memilih Narasumber:
Identifikasi pemangku proses:
- Pilih narasumber yang bertanggung jawab langsung dalam proses yang sedang diaudit.
- Contohnya, Kepala Bagian Pengadaan untuk audit pengadaan barang.
Pertimbangkan tingkatan jabatan:
- Sesuaikan level narasumber dengan data/informasi yang dibutuhkan.
- Contohnya, staf operasional untuk prosedur sehari-hari, manajer untuk kebijakan dan evaluasi kontrol.
Libatkan representasi dari setiap area terkait:
- Wawancara perwakilan dari setiap departemen/fungsi yang terlibat dalam proses yang diaudit.
- Hal ini untuk mendapatkan perspektif yang menyeluruh.
Identifikasi pemangku risiko utama:
- Pilih narasumber dari area yang memiliki risiko signifikan.
- Hal ini untuk menggali akar permasalahan dan cara mitigasinya.
Kontrol histori dan reputasi narasumber:
- Hindari narasumber yang pernah terlibat kecurangan atau melanggar kebijakan organisasi.
- Pastikan informasi yang diberikan valid.
Jadwalkan wawancara susulan jika diperlukan:
- Jika muncul data/informasi baru yang memerlukan klarifikasi lebih lanjut, jadwalkan wawancara susulan dengan narasumber relevan.
Melakukan Wawancara dan Observasi:
Gunakan alat bantu perekam suara:
- Hal ini akan memudahkan Anda untuk fokus mendengarkan dan berinteraksi alih-alih sibuk mencatat.
- Pastikan mendapat izin terlebih dahulu dari narasumber.
Buat catatan singkat, padat, dan terstruktur:
- Gunakan poin-poin utama dan sub-poin untuk detailnya.
- Hindari menulis terlalu panjang.
Tuliskan kutipan langsung yang dirasa penting:
- Beri tanda kutip di awal dan akhir kalimat yang dikutip.
Catat nama, jabatan, dan kontak narasumber:
- Untuk memudahkan konfirmasi dan klarifikasi di kemudian hari.
Fokus mendengarkan alih-alih mencatat:
- Catatlah poin-poin kunci saat wawancara, kemudian lengkapi segera setelah wawancara selesai.
Ulangi pertanyaan dengan kata-kata berbeda:
- Pastikan konsistensi jawaban narasumber.
Melakukan Konfirmasi Ulang:
Ringkas poin-poin utama jawaban dan konfirmasi kebenarannya:
- Contohnya, "Jadi menurut Bapak, permasalahan utamanya adalah...., apakah saya paham dengan benar?".
Mintalah narasumber menjelaskan kembali jawaban:
- Pastikan tidak ada kesalahpahaman.
Fokus pada bagian jawaban yang kurang jelas:
- Minta penjelasan lebih detail.
Lakukan validasi silang dengan narasumber lain:
- Bandingkan jawaban untuk memastikan konsistensi.
Secara berkala merangkum apa yang telah dipahami:
- Minta umpan balik dari narasumber.
Hindari pertanyaan tertutup:
- Berikan kesempatan terbuka untuk penjelasan detail.
Kesimpulan:
Diagram alir ini memberikan panduan yang komprehensif untuk melakukan wawancara dan observasi dalam melakukan wawancara dan observasi untuk audit internal